Política de viagens corporativas

A política do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle do custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante que ESTES gestores possam controlar ESTES gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é necessário que a política de viagens faça Parcela do POR DIA a dia por quem realiza as viagens e de que este engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política do viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda o conceito e este passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da política de viagens na sua própria empresa!
O de que é e qual a importância por uma política do viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo de viagens corporativas do uma empresa. Possui tais como objetivo aumentar este compliance e controle de custos usando viagens, além do prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos ESTES procedimentos para a realizaçãeste de viagens representando a empresa. Desde este processo de solicitação por serviços por viagem, às normas por valores do despesas e prestações de contas.
Nosso tipo por documento é crucial de modo a qual colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por tua vez garante a segurança e natural-manter-se do colaborador.
Por que ter uma política por viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia do quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo de controle não é apenas importante saiba como essencial de modo a a saúdo financeira do um Empreendimento.
Mesmo que viagem para fechar um contrato, para prestar um serviço, para participar do um treinamento ou algum compromisso corporativo, ter uma previsão do gastos e a certeza do que os reembolsos serão feitos dentro Destes padrões Têm a possibilidade de, inclusive, reduzir custos sem deixar o conforto de lado ou diminuir este número de viagens.
A política por viagens corporativas entra tais como uma ESTILO por padronizar processos e procedimentos. Assim, todo o fluxo da viagem, a partir de a adquire DE passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado usando bem Ainda mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve criar sentido utilizando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Usando o tempo, a política por viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este que uma política por viagens corporativas precisa deter?
Uma política de viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas através sua empresa. De modo a de que esta comunicaçãeste seja efetiva, é necessário qual ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Portanto, para evitar a má interpretaçãeste DE regras e o baixo engajamento, a tua política por viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este documento se conecte aos seus colaboradores e não mesmo que alheio ao POR DIA a dia do viajante. Portanto tenha estes pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes por despesas eles podem vir a gastar;
• Seja realista: A reduçãeste do custos é fundamental para seu programa por viagens, mas de nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, então mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se por qual é responsabilidade por algué especialmentem validar se os membros da equipe estão usando a política e como pode ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta que a tua política por viagens possa ser aplicada em softwares do gestão de viagens, ESTES OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para sua gestãeste, é importante de que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento do papel (ou PDF.).
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Passo a passo de modo a produzir uma política de viagens corporativas
Uma boa política por viagens corporativas é pensada de modo a que ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Nesse caso ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Por sua vez de que você já sabe a importância de deter uma política do viagens corporativas bem definida, chegou a hora por conferir este passo a passo para aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento do dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitaçãeste, aprovação e prestação de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Antes por arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política de viagens, vamos dar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma necessidade transversal em muitas companhias. Ou seja, muitos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua própria empresa de modo a discutir a política do viagens. Multiplos perspectivas enriquecem o documento e farão usando que ele atenda de maneira integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Veja quaisquer perfis de que podem vir a ser convidados para a discussão:
• CEO: Responsável através visão estraté especialmentegica do negócio, é importante que a tua visãeste seja incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos de viagem comumente sãeste o segundo maior custo por diversas empresas, é imprescindível qual a política leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Nenhumas o viajante nenhuma viagem acontece, não é mesmo? Este bem-estar, segurança e satisfaçãeste dos colaboradores é essencial para de que este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças das áreas por negócio interessadas: Quais os setores qual mais viajam na sua própria empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestãeste DE viagens precisará garantir este cumprimento DE políticas e a eficácia do todo este programa de viagens, portanto é importante qual participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política do viagens. Sua própria visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
O levantamento do dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas saiba como: média por gastos, tipos do despesas mais utilizados, ESPÉCIES de serviços, quais ESTES setores que Muito mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Variados perfis por viajante pedem variados políticas do viagem.
É comum qual, precisamente com uma política do viagens definida, certos grupos por viajantes tenham benefícios diferentes do outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Os quadros acabam a ser tratados como exceções à regra. Contudo se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o caráter do exceçãeste e utilizando isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste tenha medo por produzir políticas multiplos do acordo usando o retrato Destes grupos por viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O perfil do viajante Pode vir a ser identificado na fase de levantamento de dados e construído usando base diversos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Para além do retrato dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil de negócio da sua empresa.
O foco das AS SUAS viagens é utilizando objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados utilizando elevado antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção de equipamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento serão relevantes para definir as normas de viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
Este orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construção das regras do viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por Género de despesa.
O nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, mas será necessário qual este processo por gestão de serviçESTES e despesas por viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a Sentido DE regras por despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos do viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos de modo a 1 Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Actualmente que você já sabe quais os ESPÉCIES de viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, tais como a emissão de afoireos, sãeste reservados e pagos previamente de que o colaborador embarque. Contudo existem outras despesas, saiba como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, de que nãeste são pagas usando antecedência.
Neste caso, qual o recurso de que o viajante utilizará? Esta definição é importante como impacta no fluxo de reembolsos e prestação por contas, e até mesmo no orçamento familiar do seus colaboradores.
Cá estão várias pontos do atençãeste para se considerar ao definir o Genero do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso por despesas: O aqui seu colaborador possui habilidade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até que o ciclo de aprovações termine de modo a receptar o valor por volta?
Caso a sua intençãeste seja trabalhar apenas usando o reembolso de despesas, recomendamos de que você repense. Em geral, trabalhar unicamente com este reembolso de despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores que ficam usando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realização DE despesas dos colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios dos viajantes, contudo exige 1 controle ainda mais necessário A cerca de as despesas.
Este nosso recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestaçãeste de contas é um processo importantíssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Pode vir a entender Ainda mais A respeito de meios por pagamento do adiantamentos neste artigo e sobre os riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas do viagens: saiba como conter os riscos?
• Cartão por empréstimo corporativo: Esta opção para além por nãeste comprometer este salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada.
No entanto, a conciliaçãeste por inúmeras faturas de cartão por crédito Pode vir a ser 1 desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar suas faturas usando a mais informações prestaçãeste por contas dos colaboradores, Assim sendo este processo se torna mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Genero de custo de viagem
Nas regras do despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
De que tipo de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar 1 Destes recursos cedidos através empresa de modo a remunerar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste são reembolsáveis. Mas Há outras possibilidades, tais como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível por detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes do despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas Seroada englobadas em tua política por viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas como:
Quais as despesas mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos Clique aqui dias em média eles passam nos destinos? Os hotéis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já os valores estipulados para cada Género do despesa podem possibilitar ser definidos usando base na mé especialmentePOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações do mercado. Os benchmarks são recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, porém não restrinja suas opções usando empresa de viagens corporativas restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites de gastos, este viajante se sente Ainda mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com Ainda mais facilidade.
Constate quaisquer pontos relevantes Derivado do ESTES principais ESPÉCIES do despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo do alimentaçãeste em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os dois cenários é gigantesca, deter políticas variados poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte este custo do refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, de que fornecem uma méPOR DIA por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor das corridas, regras A cerca de categoria por veículo e horário das corridas podem ser mais assertivas e disparar mais controle. Estas políticas Ainda mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos saiba como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão do múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
O importante nesta Classe do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso de km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A cerca de despesas utilizando quilometragem, explicamos tais como construir o valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas de modo a a contratação por serviçESTES por viagem englobam tanto o processo de solicitação, quanto limites de valores permitidos.
Apesar do cada serviço por viagem ter suas particularidades, regras de antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos os ESTILOS do serviçeste, já de que em global garantem melhores tarifas.
Este momento, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu bastante. Permitir a adquire do tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder este bilhete pelo caso do destemido imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir este controle do custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos do políticas por aé especialmentereos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aé especialmentereos, nunca em algum momento este menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preçeste, então cuidado usando o presente Género de política. Se o menor preço por aé especialmentereo for às 5h da manhã, você meterá por lado este natural-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte do hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construçãeste da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Tipo por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE empresas nãeste exige mais este compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste do hotéis usando ou sem café da manhã – Uma recomendação é optar a todos os momentos por opções utilizando café, como as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Tais como orientação e nãeste obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua tratado utilizando fornecedores do serviços, nãeste deixe de especificá-los nas políticas e garantir de que estejam apresentados de modo a a comparação utilizando outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestaçãeste de contas
Como sabemos, a política do viagens resulta saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua própria empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento para pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a adquire e reserva por serviçESTES, para além por aumentar o controle sobre ESTES custos.
Da mesma forma, descreva as regras de modo a prestaçãeste do contas. Assim sendo, seus viajantes saberão saiba como justificar seus gastos, utilizando todas as informações de que seu time financeiro precisa para a comprovaçãeste fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle do prestação do contas via planilhas, não sãeste nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução para gestão do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo de solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação das políticas no instante da seleção dos serviços, minimizando os custos por viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
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Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância por deter orientações claras Derivado do saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-estar do viajante precisa ser uma prioridade para a tua empresa. Por isso, dedique uma sessãeste em tua política de modo a descrever estes procedimentos e contatos do emergência de modo a garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política por viagens corporativas
Agora de que você construiu tua política, o engajamento Destes colaboradores dependerá por uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste várias ideias por comunicaçãeste de modo a conscientizaçãeste sobre a política do viagens da empresa:
• Campanha do e-mails de modo a todos os colaboradores;
• Resumo das políticas em formato de mais informações infográfico;
• Lembrete usando as políticas um POR DIA previamente das viagens;
• Validação automática por políticas no software de gestão de viagens;
• Aceite das políticas pelo software do gestão do viagens.